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As vantagens do software de check-in online para hotéis

A era digital juntamente com o “novo normal” consolidou ideias inovadoras e disruptivas e tornou possíveis soluções que facilitam a vida dos hoteleiros e dos consumidores. Um exemplo disto é o software de check-in online para hotéis.

O sector hoteleiro está sempre em constante evolução, mas o contexto dos últimos anos tornou necessário acelerar ainda mais a digitalização dos processos para garantir a máxima segurança e conveniência para os clientes. 

As vantagens de implementar o check-in online para hoteleiros e as tendências de viagem dos milénios e da geração Z, que preferem o uso da tecnologia em vez da interacção social, tornaram esta ferramenta obrigatória para muitos hotéis e alojamentos turísticos.

Quais são as vantagens do um check-in online?

A seguir, explicaremos as vantagens do check-in online, uma tendência que se está a consolidar cada vez mais:

  • Registo mais rápido e filas de espera reduzidas

O processo de check-in na recepção é normalmente um processo manual e menos digitalizado, pelo que tende a criar filas e inconvenientes para os hóspedes. A recolha de dados, verificação de passaportes e assinatura de documentos é frequentemente um processo mais lento do que gostaríamos, uma vez que existem muitos padrões que os recepcionistas precisam de cumprir com precisão e no mais curto espaço de tempo possível.

  • Aumento da satisfação e experiência dos hóspedes 

O momento em que um hóspede chega ao hotel e o processo de check-in é um dos aspectos mais importantes do serviço do hotel, uma vez que é o primeiro ponto de contacto com o hotel e reflecte a ideia de serviço de qualidade.

Permitir que os hóspedes façam o check-in cedo e em qualquer altura, evitando filas de espera e filas de espera irritantes, aumentará a sua satisfação: lembre-se que quando chegam ao seu hotel, só querem entrar no seu quarto e descansar. Por outro lado, o tempo gasto no check-in é perdido porque, ao digitalizar o processo, os seus esforços podem ser concentrados em servir melhor os seus convidados.

  • Conhece melhor os seus clientes 

Não só aumentará a sua base de dados de contactos verificados, como também criará perfis de clientes mais detalhados, permitindo-lhe compreender melhor o seu grupo-alvo. 

Ao mesmo tempo, permite uma segmentação mais precisa das campanhas de marketing e, em última análise, melhora as taxas abertas e de conversão. Ter a sua própria base de clientes é uma grande oportunidade de saber realmente quem são e quais são as suas preferências, a fim de melhorar os produtos e serviços do seu hotel e fidelizar os seus clientes.

  • Grandes benefícios de upselling e cross-selling

O sistema de check-in de um hotel pode também funcionar como um novo canal de vendas, fornecendo serviços de valor acrescentado para melhorar a experiência dos hóspedes e gerar mais receitas para o hotel. 

O Check-in é o momento perfeito para estabelecer uma relação directa entre marca e convidado e sugerir melhorias para a estadia. O hóspede aumenta a sua satisfação; o hotel aumenta as suas receitas e a sua imagem de marca. 

  • Aumento da rentabilidade

A equipa que tenho na recepção é rentável? Dá valor acrescentado? Poderia ter horários de abertura mais curtos e reformular o serviço oferecido, como poderia ser compatível com o software de check-in do hotel? É importante encontrar as respostas a estas perguntas porque poderia estar mais perto de uma maior rentabilidade do seu hotel. 

Como implementar um software de check-in em linha em hotéis?

Um check-in online deve ser capaz de se integrar com outros sistemas de gestão, especialmente com o PMS para assegurar que os dados sejam registados de forma adequada e precisa, bem como cumprir os regulamentos GDPR actuais.

Com referência a todos os pontos acima, recomendamos a Civitfun Hospitality.

Civitfun Hospitality automatiza o check-in e check-out do seu hotel, cadeia de hotéis ou hóteis independentes. Poupará tempo e dinheiro, uma vez que reduz os riscos humanos quando se trata da aquisição de dados pela recepção, e racionaliza o processo de uma forma rápida e eficiente.

Vantagens da Civitfun Hospitality

  • Rapidez e automatização dos procedimentos mais demorados
  • Acabou-se o tempo de espera na recepção 
  • Integração com qualquer PMS no mercado, o que significa que tudo pode ser gerido a partir de uma única plataforma.
  • Contactless Hospitality: garantirá a todos os hóspedes e pessoal do hotel um procedimento seguro contra o Covid. Desta forma, o seu hotel, cadeia ou resort oferece uma alternativa sem contacto. 
  • Melhorar a experiência do cliente de qualquer hotel ou apartamento de férias com software de check-in online, o que lhe permite digitalizar cada passo do processo de reserva de forma rápida e segura.
  • Multi-plataforma: qualquer hóspede pode aceder ao check-in online do seu estabelecimento a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador. Todas as funcionalidades do Civitfun são optimizadas para um acesso fácil e rápido. Tudo sem a necessidade de descarregar uma aplicação.
  • Interface de voz: O check-in online do Civitfun oferece aos hóspedes a oportunidade de preencher o formulário de check-in por voz. Esta funcionalidade é baseada no reconhecimento e transcrição de voz no formulário de registo do visitante.

Processos de check-in online com Civitfun

  • Acesso ao Check-in online 

Os visitantes receberão um link para iniciar o check-in online. Esta ligação pode ser enviada ao visitante por correio electrónico, WhatsApp ou SMS. Depende da forma como se prepara a sua entrega.

  • Selecção de quartos

Os hóspedes podem escolher entre os quartos disponíveis na reserva. Este passo é opcional e cabe sempre ao proprietário do hotel decidir como instalar esta função no seu backoffice.

  • Dados pessoais

Os hóspedes podem registar-se online manualmente ou com um scanner de documentos. Cada hotel decide quais os dados pessoais que os hóspedes têm de preencher. A solução Civitfun obedece aos regulamentos de registo do país onde o hotel está localizado.

  • Scanner de documentos

A partir de uma simples fotografia de um bilhete de identidade ou passaporte, o scanner extrai todos os dados necessários e obrigatórios do hóspede.

  • Extracção de imagem facial

Tem também o serviço de extrair a imagem do rosto de um convidado de um cartão de identificação ou imagem de passaporte digitalizada pelo convidado. Desta forma, podemos enviar imagens faciais para o PMS.

  • Assinatura digital

Os hóspedes podem celebrar um contrato entre o operador turístico e o RGDP utilizando a nossa assinatura, válida e regida pelo Regulamento (UE) n.º 910/2014. Este processo é também estabelecido pelo proprietário do hotel através do seu back office.

  • Envio de dados para o PMS

Após completar o processo de check-in online, todos os dados recolhidos durante este processo serão enviados de forma rápida, segura e encriptada para o PMS do hotel.

  • Pagamento da reserva

Os hóspedes podem optar por pagar a sua reserva ao fazer o check-in online. Uma vez concluído o pagamento, durante o check-in, a reserva é marcada como paga no PMS e os fundos são transferidos para a conta bancária através da integração com outros provedores de pagamento seguros.

  • Pagamento de impostos turísticos

As taxas turísticas podem ser pagas no check-in online, e o pagamento será feito de forma segura e encriptada.

  • Check-out

Ao sair do hotel, o cliente recebe um e-mail com a factura e a opção de fazer o pagamento (se não tiver sido feito antes) através de uma porta de pagamento. Uma vez efectuado o pagamento, este é marcado no PMS.

Apostar na digitalização

Nem todos os hotéis têm as mesmas necessidades. Basicamente, porque cada hotel oferece uma experiência diferente e tem um público alvo diferente. O check-in online permite-lhe acelerar a sua transformação digital com uma multiplicidade de benefícios e, em certos casos, avançar para um modelo de negócio mais rentável.

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