Las ventajas de un software de check-in online para hoteles
La era digital junto con la “nueva normalidad” ha consolidado ideas innovadoras y disruptivas posibilitando soluciones que facilitan la vida a hoteleros y consumidores. Ejemplo de ello son los softwares de check-in online para hoteles.
El sector hotelero siempre está en constante evolución, pero el contexto de los últimos años ha obligado a acelerar aún más la digitalización de procesos procurando la máxima seguridad y comodidad a clientes.
La ventajas de la implementación del check-in online para los hoteleros y las tendencias a la hora de viajar de millennials y de la generación Z, que prefieren el uso de la tecnología antes que la interacción social, han convertido a esta herramienta en un must para muchos hoteles y alojamientos turísticos.
¿Qué ventajas tiene el checking online?
A continuación, explicaremos las ventajas de check-in online, una tendencia cada vez más consolidada:
- Recepción más rápida y reduce las colas de espera
El proceso de registro en la recepción suele ser un proceso manual y está menos digitalizado, por lo que tiende a crear colas y molestias en los huéspedes. La recopilación de datos, la verificación de pasaportes y la firma de documentos suele ser un proceso más lento de lo que nos gustaría, ya que existen muchos estándares que los recepcionistas deben cumplir con precisión y en el menor tiempo posible.
- Mayor satisfacción y experiencia para el huésped
El momento en que un cliente llega al hotel y el proceso de check-in es uno de los aspectos más importantes del servicio hotelero, ya que es el primer punto de contacto del hotel y refleja la idea de calidad en el servicio.
Permitir que los huéspedes realicen el check-in temprano y lo hagan en cualquier momento, evitando las molestas colas y esperas, aumentará su satisfacción: recordad que cuando llegan a tu hotel, solo quieren entrar en su habitación y descansar. Por otro lado, el tiempo que se dedica en el check-in se pierde porque, al digitalizar el proceso, sus esfuerzos pueden enfocarse en atender mejor a los huéspedes.
- Se conoce mejor a los clientes
No solo aumentará la base de datos de contactos verificados, sino que también creará perfiles de clientes más detallados, lo que le permitirá comprender mejor a su grupo objetivo.
Al mismo tiempo, permite una segmentación más precisa de las campañas de marketing y, en última instancia, mejora las tasas de apertura y conversión. Tener tu propia base de clientes es una gran oportunidad para saber realmente quiénes son y cuáles son sus preferencias para mejorar los productos y servicios de tu hotel y fidelizar a sus clientes.
- Gran beneficio en el upselling y el cross-selling
El sistema de check-in de un hotel también puede actuar como un nuevo canal de ventas, brindando servicios de valor añadido para mejorar la experiencia del huésped y generar más ingresos para el hotel.
El check-in es el momento perfecto para establecer una relación directa marca-huésped y sugerir mejoras de la estancia. El cliente aumenta su satisfacción; y el hotel, sus ingresos e imagen de su marca.
- Mayor rentabilidad
¿El equipo humano que tengo en recepción es rentable? ¿Se da un valor añadido? ¿Podrían tener un horario más reducido y reformular el servicio que se ofrece? ¿Cómo podría compatibilizarse con un software de check-in para hoteles? Es importante buscar las respuestas a estas preguntas porque así podrías estar más cerca de una mayor rentabilidad de tu hotel.
¿Cómo implementar un software de check-in online para hoteles?
Un check-in online debe ser capaz de integrarse con el resto de sistemas de gestión, sobre todo con el PMS para garantizar que los datos se registren de forma adecuada y precisa, además de cumplir con la actual normativa de RGDP.
En referencia a todo lo mencionado anteriormente, recomendamos Civitfun Hospitality.
Civitfun Hospitality automatiza el check-in y el check-out del hotel, cadena hotelera o gestor vacacional. Ahorrarás tiempo y dinero ya que se reducen riesgos humanos a la hora de la adquisición de datos por parte de la recepción, y agiliza el proceso de una forma rápida y eficaz
Ventajas de Civitfun Hospitality
- Rapidez y automatización de los trámites donde se desperdicia más tiempo
- Se eliminan las esperas de recepción
- Integración con cualquier PMS del mercado,lo que conlleva que se podrá gestionar todo desde una misma plataforma
- Contactless Hospitality:garantizará a todos los huéspedes y al personal del hotel un procedimiento seguro contra el Covid. De esta forma, tu hotel, cadena o resort ofrece una alternativa sin necesidad de contacto.
- Mejora de la experiencia del cliente de cualquier hotel o apartamento vacacional gracias al software de check-in online, el cual permite digitalizar cada paso de la reserva de forma rápida y segura
- Multiplataforma: cualquier huésped puede acceder desde cualquier dispositivo móvil o ordenador al check-in online de tu establecimiento. Todas las funcionalidades de Civitfun están optimizadas para que sea un acceso fácil y rápido. Todo ello sin necesidad de descargar una app.
- Interfaz por voz: el registro en línea de Civitfun ofrece a los huéspedes la oportunidad de completar el formulario de registro por voz. Esta funcionalidad se basa en el reconocimiento y transcripción de voz en el formulario de registro del visitante.
Procesos para el check-in online con Civitfun
- Acceso al Check-in Online
Los visitantes recibirán un enlace para comenzar el registro en línea. Este enlace se puede enviar al visitante por correo electrónico, WhatsApp o SMS. Depende de cómo configures tu envío.
- Selección de habitación
Los huéspedes pueden elegir entre las habitaciones disponibles en la reserva. Este paso es opcional y siempre depende del propietario del hotel decidir cómo configurar esta función en su backoffice.
- Datos personales
Los huéspedes pueden registrarse online manualmente o con un escáner de documentos. Cada hotel decide qué datos personales deben completar los huéspedes. La solución Civitfun cumple con las normas de registro del país donde se encuentra el hotel.
- Escáner de documentos
A partir de una simple fotografía de un DNI o pasaporte, el escáner extrae todos los datos necesarios y obligatorios del huésped.
- Extracción imagen rostro
Cuenta también con el servicio de extracción de la imagen de la cara de un huésped a partir de una imagen de DNI o pasaporte escaneada por el huésped. De esta forma, podemos enviar imágenes faciales al PMS.
- Firma digital
Los huéspedes pueden celebrar un contrato entre el operador turístico y RGDP utilizando nuestra firma, válido y regido por el Reglamento (UE) n.º 910/2014. Este proceso también lo establece el propietario del hotel a través de su back office.
- Envío de datos al PMS
Después de completar el proceso de check-in on-line, todos los datos recopilados durante este proceso se enviarán de forma rápida, segura y encriptada al PMS del hotel.
- Pago de la reserva
Los huéspedes pueden optar por pagar su reserva al hacer el check-in online. Una vez que se completa el pago, durante el check-in, la reserva se marca como pagada en el PMS y los fondos se transfieren a la cuenta bancaria a través de la integración con otras pasarelas de pago seguras.
- Pago de tasas turísticas
Se pueden pagar las tasas turísticas dentro del check-in online, y el pago se realizará de forma segura y encriptada.
- Check-out
Al salir del hotel, el cliente recibe un email con la factura y con la opción de realizar el pago (si no se ha realizado antes) a través de una pasarela de pago. Una vez se efectúa el pago, queda así marcado en el PMS.
Apostar por la digitalización
No todos los hoteles tienen las mismas necesidades. Básicamente, porque cada hotel ofrece una experiencia distinta y tiene un público objetivo diferente. El check-in online te permite acelerar tu transformación digital con multitud de beneficios y, en determinados casos, dirigirte hacia un modelo de negocio más rentable.
